Los desafíos de los ERP Académicos en el contexto nacional

La Educación Superior en Chile atraviesa una profunda transformación que ha impactado en los cimientos de la actividad y los actores que la componen, con el propósito de responder a diversas demandas sociales, tecnológicas y exigencias en el ámbito del aseguramiento de la calidad.

En este contexto, los sistemas de gestión curricular y de la información juegan un rol fundamental en el planteamiento y cumplimiento de estos desafíos, permitiendo, por ejemplo, que las casas de estudio dispongan de información acabada para apoyar sus procesos de Acreditación Institucional.

A través de estos 20 años de experiencia desarrollando sistemas de gestión de información académica, en Ucampus hemos detectado que las instituciones de Educación Superior chilenas han realizado un gran esfuerzo por utilizar tecnología para sus procesos y gestión de la información. Sin embargo, estas iniciativas nacen en unidades independientes y que por lo general no conversan entre ellas. En la medida que las instituciones maduran, concluyen que estos sistemas necesitan ser consolidados, lo que apunta a la implementación de un ERP Académicos (Enterprise Resource Planning).

Para las autoridades es de vital importancia la eficiencia y optimización para la administración de los procesos institucionales. En concreto, se han enfocado en terminar con las largas filas para la inscripción de asignaturas y reducir los tiempos de respuesta en emisión de certificados. También, han buscado disminuir el tiempo que destinan los equipos académicos para temas administrativos, y de esta forma tener mayores espacios para el análisis y la toma de decisiones.

En nuestro caso y según nuestra experiencia, con la plataforma Ucampus, los procesos curriculares experimentan una gran transformación digital, lo que se ha traducido en beneficios para estudiantes, académicos y autoridades de las instituciones donde estamos presentes, al contar con nuevas herramientas tecnológicas, modelos matemáticos especializados y reportes en línea, entre muchos otros servicios que favorecen el proceso formativo.

Así, hemos visto cómo nuestro sistema optimiza la experiencia de usuario y atiende oportunamente sus necesidades. Además, nos ha permitido mejorar sustancialmente la calidad de la información y datos internos, factor clave en los procesos de autoevaluación, llegando a jugar un rol fundamental en la obtención de los 7 años de Acreditación Institucional de la Universidad de Chile.

¿Qué criterios considerar al momento de elegir un ERP Académico?

Si bien existen en el mercado diversas soluciones tecnológicas para la administración curricular y académica, es indispensable que estos consideren la realidad nacional y también las restricciones y necesidades propias de las Universidades, Institutos Profesionales o Centros de Formación Técnica.

Además, los ERP Académicos deben considerar que no solo es un cambio tecnológico, sino que conlleva un gran impacto en el ámbito organizacional y de procesos, por lo que una adecuada estrategia de Gestión del Cambio es vital para el éxito de la implementación.

En este punto el servicio se debe enfocar en entender las particularidades de cada institución y apoyar a los equipos de trabajo, fortalecer la comunicación, adaptarse a la cultura organizacional, trabajar en conjunto con las autoridades y hacer parte a toda la comunidad educativa de esta transformación digital.

El caso de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación (UMCE)

Para nosotros ha sido un grato desafío el trabajo que hemos realizado con la UMCE. Desde este año se suma a la red Ucampus mirando hacia el futuro y modernizando su gestión curricular y de información, para seguir cumpliendo su misión de formar profesionales de la educación de reconocida excelencia.

Nuestro trabajo es apoyarlos con soluciones tecnológicas en el fortalecimiento de los procesos académicos que llevan adelante cada día, tanto en el ámbito del pregrado, postgrado y programas especiales.

Uno de los precursores de este proyecto ha sido el Rector Jaime Espinosa, quien ha destacado el impacto de este cambio digital como un hecho que concuerda con el proceso de modernización de la UMCE, el cual es uno de los ejes del Plan Estratégico Institucional.

“Ucampus es un sistema integrado y ha sido probado exitosamente para la gestión universitaria. La calidad en el flujo de la información y su administración traerán transparencia y velocidad a innumerables servicios a los y las estudiantes, a académicos/as y a funcionarios/as”. Rector Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educación.

Estamos muy orgullosos de tener la posibilidad de desarrollar un trabajo conjunto con una universidad pública que declara su compromiso de permanente búsqueda de la calidad para el cumplimiento de su labor universitaria, lo que se materializa en el ejercicio de una docencia pertinente, inclusiva, innovadora y actualizada.

Javier Villanueva
Director Centro Tecnológico Ucampus
FCFM, Universidad de Chile